Hiện nay các thắc mắc của rất nhiều các chủ doanh nghiệp, các bạn kế toán khi thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đang đến rất gần. Hôm nay, trong nội dung bài viết này Công ty tư vấn Blue Cần Thơ muốn đề cập đến khái niệm về hóa đơn điện tử và các loại hóa đơn điện tử để giúp quý vị hiểu rõ hơn.
Hình minh họa
Định nghĩa về hóa đơn điện tử
Theo định nghĩa tại điều 3, thông tư số 32/2011/TT-BTC thì: “Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử”. Và có thể hiểu đơn giản hơn, hóa đơn điện tử là loại hóa đơn giống như hóa đơn tự in/đặt in (hóa đơn giấy) như chúng ta thường sử dụng. Nhưng nó được tạo, lập bằng website hoặc phần mềm xuất hóa đơn điện tử được “sản xuất” bởi các nhà cung cấp hóa đơn điện tử. Và các nhà cung cấp này phải được Bộ Tài Chính cấp phép.
Cách sử dụng hóa đơn điện tử
Cách sử dụng hóa đơn điện tử cũng rất đơn giản. Trên hóa đơn điện tử cũng có các mục như: Số thứ tự, tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền,…giống như hóa đơn giấy. Như hiện tại, thay vì chúng ta phải viết trên hóa đơn giấy, thì đối với hóa đơn điện tử sẽ được thao tác nhập liệu từ máy tính vào phần mềm hóa đơn điện tử. Và khi ký hóa đơn điện tử, chúng ta chỉ cần cắm chữ ký số vào máy tính là có thể ký và phát hành hóa đơn điện tử. (Tương tự hóa đơn giấy chúng ta phải ký tên, đóng mộc và xé liên 2 giao cho khách hàng)
Đến giai đoạn gửi hóa đơn, có thể nói việc gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng cực kỳ đơn giản vì chúng ta chỉ cần nhập email của khách hàng vào phần mềm lập hóa đơn điện tử, thì hóa đơn điện tử sẽ tự động gửi đến email của khách hàng sau khi ký điện tử.
Và khi đã xuất hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử (tương đương với liên 1 của hóa đơn giấy) sẽ được lưu trên sever của nhà cung cấp hóa đơn điện tử (Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên, chỉ có duy nhất 1 file). Việc này sẽ làm giảm tải công việc lưu trữ cũng như hạn chế rủi ro cho doanh nghiệp liên quan đến việc thất lạc hóa đơn gốc.
Các loại hóa đơn điện tử
Hiện tại, theo luật định sẽ có 2 loại hóa đơn điện tử đó là: hóa đơn điện tử có mã xác thực (HĐĐTXT) và hóa đơn điện tử không có mã xác thực (HĐĐT).
Hóa đơn điện tử có mã xác thực
Hóa đơn điện tử có mã xác thực là loại hóa đơn khi tổ chức/cá nhân muốn phát hành phải thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế. Cơ quan thuế sẽ cấp mã xác thực, số hóa đơn cho tổ chức/cá nhân và tổ chức/cá nhân phát hành sẽ tiến hành ký điện tử (bằng chữ ký số) trên hóa đơn. Đối với loại hóa đơn này, do đã làm việc thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế và số hóa đơn là số hóa đơn được cơ quan thuế cấp nên người phát hành hóa đơn không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo định kỳ.
Hóa đơn điện tử không có mã xác thực
Hóa đơn điện tử không có mã xác thực được áp dụng thí điểm cho các doanh nghiệp thành lập mới từ ngày 01/11/2018 và áp dụng bắt buộc cho tất cả các doanh nghiệp trên cả nước vào ngày 01/01/2020. Và bản chất, nó giống 100% hóa đơn giấy thông thường từ các thủ tục: xuất hóa đơn, hủy, xóa bỏ, thu hồi hóa đơn nếu có sai sót. Doanh nghiệp phải tiến hành lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng tháng/quý
Ưu nhược điểm khi sử dụng hóa đơn điện tử
Đương nhiên, việc sử dụng một loại sản phẩm mới chắc hẳn sẽ mang đến cho chúng ta nhiều tiện lợi nhưng bên cạnh đó, cũng gây ra một ít phiền toái vì chúng ta chưa quen.
Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử
Ưu điểm đầu tiên và dễ nhận thấy nhất đó là chi phí tính trên mỗi số hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy thông thường. Với số lượng tối thiểu 300 hóa đơn/năm, giá hóa đơn điện tử chỉ dao động từ 500đ – 2.000đ/số hóa đơn. Nhưng đối với hóa đơn giấy, để in 6 cuốn hóa đơn (tương đương 300 số) doanh nghiệp sẽ phải mất từ 800.000 đ đến 1.200.000đ tùy thuộc vào hóa đơn được in bao nhiêu màu
Ngoài ra, việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp giảm rất nhiều công sức trong việc ghi, lưu trữ hóa đơn. Cũng như hạn chế rủi ro đối với việc làm thất lạc hóa đơn khi lưu trữ cũng như trong quá trình chuyển/phát hóa đơn đến tay khách hàng. Qua đó, giảm thiểu rủi ro bị phạt do làm mất, thất lạc hóa đơn.
Nhược điểm khi sử dụng hóa đơn điện tử
Có thể nói, nhược điểm khi sử dụng hóa đơn điện tử hầu như là không có. Chỉ có là do chúng ta mới sử dụng và cảm thấy chưa quen với loại hóa đơn này mà thôi. Nhưng Song Kim chắc chắn rằng, sau 1 thời gian ngắn sử dụng, chắc chắn cảm giác lạ lẫm đối với hóa đơn điện tử sẽ không còn.
Hóa đơn điện tử bắt buộc sử dụng từ khi nào
Từ thông tư 153/2010/TT-BTC ban hành ngày 28/09/2010 đã có hướng dẫn về hóa đơn điện tử và loại hóa đơn này. Và hiện nay, tại hầu hết các chi cục thuế tại Tp. Hồ Chí Minh, đã đống loạt áp dụng thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp mới thành lập từ ngày 01/11/2018. Và theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, thì thời gian bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ là ngày 01/11/2020 (điều 35).
