Nhiều DN vẫn đang vướng mắc trong việc triển khai hóa đơn điện tử như: Hóa đơn điện tử có cần chữ ký người mua – người bán hàng? Quy định chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có cần đóng dấu, chữ ký? những câu hỏi với nội dung như vậy vẫn được gửi đến luật Blue chúng tôi, chính vì vậy bài viết hôm nay Công ty tư vấn Blue xin được gửi đến quý vị nội dung bài viết giải đáp về câu hỏi hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và ký không?
Hình minh họa
Khái niệm về hóa đơn điện tử.
Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được tạo, lập và chỉnh sửa trên hệ thống máy tính của cơ quan tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật hiện hành về giao dịch điện tử.
Khi nào bắt đầu phải sử dụng hóa đơn điện tử.
Doanh nghiệp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/7/2018
Các đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
1. DN, tổ chức kinh doanh thuộc đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 01/01/2018 thực hiện chuyển đổi để sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp hoặc hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế từ ngày 01/07/2018
2. DN, tổ chức kinh doanh đang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trước ngày 01/01/2018 theo hướng dẫn của Bộ Tài chính thì tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế từ ngày 01/01/2018
3. Tổ chức kinh doanh có mã số thuế đang sử dụng hóa đơn giấy in từ hệ thống máy tính trước ngày 01/01/2018 nhưng không sử dụng hóa đơn điện tử của DN thực hiện chuyển đổi để sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế từ ngày 01/07/2018
4. DN vừa và nhỏ ở vùng khó khăn, đặc biệt khó khăn nếu không sử dụng hóa đơn điện tử của DN thì được cơ quan thuế hỗ trợ để sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
5. DN mới thành lập nếu không sử dụng hóa đơn điện tử của DN, không mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trong thời gian 06 tháng. Hết thời gian 6 tháng DN chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử của DN hoặc hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua T-Van;
6. Các DN vi phạm về quản lý, sử dụng hóa đơn; DN có rủi ro cao về việc chấp hành pháp luật thuế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
7. Cơ quan thuế thực hiện dịch vụ cấp lẻ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cho các tổ chức không phải là DN, hộ gia đình và cá nhân không kinh doanh nhưng có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ cần có hóa đơn để giao cho khách hàng.
8. Hộ kinh doanh theo lộ trình của Bộ Tài chính.
*Trường hợp người có nhu cầu sử dụng hóa đơn lẻ nếu đã có chữ ký số thì không phải đến cơ quan thuế mà sẽ gửi yêu cầu đến cơ quan thuế để được cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
* Cán bộ thuế thực hiện lập hóa đơn điện tử trên hệ thống. Người có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử lẻ thực hiện nộp thuế điện tử trước khi được cấp lẻ hóa đơn điện tử. Cán bộ thuế truyền hóa đơn điện tử có chữ ký số của cơ quan thuế chuyển cho người có nhu cầu theo đường điện tử.
Người có nhu cầu sử dụng hóa đơn lẻ chưa có chữ ký số thì đến cơ quan thuế để được hướng dẫn làm thủ tục điện tử trên máy tính tại cơ quan thuế để được cấp lẻ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Người có nhu cầu sử dụng hóa đơn lẻ thực hiện nộp thuế trước khi được cấp lẻ hóa đơn điện tử có mã củ
* Bộ Tài chính hỗ trợ DN sử dụng hóa đơn in từ hệ thống máy tính chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp/hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế từ ngày 01/7/2018.
Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không ?
Theo Điểm b Khoản 2 Điều 5 Thông tư số 119/2014/TT-BTC: “Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có dấu của người bán chữ ký của người mua trong trường hợp sau: hóa đơn điện, hóa đơn nước, hóa đơn dịch vụ viễn thông, hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in như đã quy định.
Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”.
Như vậy: Hóa đơn điện tử không cần phải đóng dấu của người bán và chữ ký người mua trong trường hợp doanh nghiệp bán hàng đủ điều kiện tự in hóa đơn và phát hành hóa đơn không chữ ký.
Hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau: Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính”.
Căn cứ các quy định nêu trên: Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán, hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như:
+ Hợp đồng kinh tế
+ Phiếu xuất kho
+ Biên bản giao nhận hàng hóa,
+ Biên nhận thanh toán,
+ Phiếu thu,…
Thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua. Bộ Tài chính giao Cục Thuế xem xét từng trường hợp phát sinh cụ thể và điều kiện đáp ứng của doanh nghiệp để hướng dẫn việc miễn tiêu thức chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử.
