Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được khởi tạo, phát hành, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử, có tập hợp các dữ liệu điện tử về trao đổi mua bán hàng hóa, dịch vụ. Hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn có đầy đủ giá trị pháp lý, bao gồm nhiêu tiêu chí để trở thanh một hóa đơn điện tử hợp lệ. Quý vị hãy cùng Công ty tư vấn Blue Cần Thơ tìm hiểu về khái niệm của hóa đơn điện tử và vai trò trong quá trình kê khai thuế điện tử của doanh nghiệp ở nội dung bài viết dưới đây nhé.
Hình minh họa
Hóa đơn điện tử là gì?
Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC:
Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Vai trò trong quá trình kê khai thuế điện tử của doanh nghiệp
1. Chỉ cần kê khai hóa đơn mua vào
Khi kê khai thuế điện tử, kế toán viên có thể tiết kiệm một khoảng thời gian rất lớn trong công tác kê khai, báo cáo. Vì hình thức kê khai thuế hóa đơn điện tử sẽ không bắt buộc kê khai hóa đơn điện tử đã xuất ra, bán ra mà chỉ cần kê khai hóa đơn mà doanh nghiệp mua vào.
2. Không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Một trong những lợi ích ưu việt của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy là tiết kiệm tới 80% nhập liệu. Với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không cần phải tạo lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn để nộp cho cơ quan thuế nữa. Tất cả mọi việc đã được phần mềm hóa đơn điên tử tự động tổng hợp.
3. Tiết kiệm thời gian, chi phí di chuyển, chờ đợi.
Hình thức kê khai thuế thông qua internet giúp doanh nghiệp có thể kê khai hóa đơn một cách nhanh chóng, cắt giảm chi phí cho những thủ tục hành chính thuế phức tạp. Kế toán viên tiết kiệm thời gian, công sức di chuyển tới cơ quan thuế, chờ đợi đến lượt. Chỉ cần ngồi tại nơi làm việc, thực hiện kê khai hóa đơn thu mua theo đúng danh mục thuế suất vào tờ khai thuế giá trị gia tăng rồi gửi cho cơ quan thuế là được.
Trường hợp xảy ra lỗi hay sai sót, thông thường sẽ có hai phương án giải quyết. Thứ nhất, doanh nghiệp sẽ được cơ quan thuế liên lạc và yêu cầu cung cấp lại thông tin về hóa đơn để tiến hành kiểm tra. Thứ hai, cơ quan thuế có thể trực tiếp đối soát lại thông tin bị sai sót về hóa đơn đã được lưu trữ tại cơ sở dữ liệu của Tổng cục Thuế.
Những thông tin về hóa đơn điện tử quý vị hãy liên hệ với Công ty tư vấn Blue để được đội ngũ luật sư hướng dẫn chi tiết .
